4 Umsetzung
4.1 Beauftragter für die Grundsätze der guten Verbandsführung
Die Mitgliederversammlung wählt einen Beauftragten für die GdgV. Die Wahl findet in der Regel zwei Jahre nach der Wahl des Vorstandes über eine Amtsperiode von vier Jahren statt. Sollten Abweichungen auftreten, entscheidet die Mitgliederversammlung über den Wahltermin und die Amtsdauer. Der GdgV-Beauftragte darf kein Amt bzw. Beschäftigungsverhältnis im VDST oder in einem seiner Landesverbände innehaben. Er übt seine Tätigkeit ehrenamtlich aus. Die Erstattung von Auslagen erfolgt nach der Finanzordnung des VDST.
Der GdgV-Beauftragte berichtet jährlich der Mitgliederversammlung. Die zu gebenden Informationen sind anonymisiert darzustellen.
4.2 Vorstand
Die Aufgaben des Vorstandes sind in der VDST-Satzung festgelegt. Der Vorstand verpflichtet sich, seine Aufgaben ausschließlich im Interesse des Verbandes wahrzunehmen.
Mögliche Interessenkonflikte zeigt ein Vorstandsmitglied, einschließlich der Präsidiumsmitglieder (gem. BGB §26, im Folgenden Präsidium genannt), umgehend dem Präsidenten oder einem Vizepräsidenten an. Bei bestehenden Interessenkonflikten nimmt das betreffende Vorstandsmitglied an Diskussionen, Verhandlungen und Abstimmungen zu den betreffenden Sachverhalten nicht teil. Dieses ist im Sitzungsprotokoll festzuhalten. Hinweise auf Interessenkonflikte werden an den Beauftragten für die GdgV weitergeleitet, der hierzu weitere Empfehlungen aussprechen kann. Der Vorstand ist bei Verstößen im Rahmen der GdgV zur Stellungnahme und zu Abhilfemaßnahmen verpflichtet.
Die Vorstandsmitglieder legen auf den Internetseiten des VDST ihren ausgeübten Beruf und Nebentätigkeiten sowie Mitgliedschaften und Mandate in Organisationen offen, die direkt oder indirekt Bezug auf ihr Amt nehmen können.
4.3 Zusammenwirken von Ehrenamt und Hauptamt
Die Mitglieder des ehrenamtlichen Vorstandes arbeiten zum Wohle des VDST eng zusammen. Ehrenamtliche und Hauptamtliche im VDST achten ihre unterschiedlichen persönlichen Voraussetzungen und vermeiden es, sich gegenseitig zu überfordern.
4.4 Zusammenwirken innerhalb des VDST
Der Vorstand des VDST, die Landestauchsportverbände und Vereine informieren sich gegenseitig frühzeitig über neue Entwicklungen, die ihre Belange betreffen. Zur gleichzeitigen und zeitnahen Information nutzt der VDST zeitgemäße Medien.
4.5 Transparenz
Die GdgV und alle weiteren Regelwerke des VDST werden leicht auffindbar auf den Internetseiten des VDST veröffentlicht.
Weiterhin werden auf den Internetseiten des VDST folgende Angaben leicht auffindbar veröffentlicht:
- Name und Funktion der VDST-Vorstandsmitglieder, sowie der Mitglieder in internationalen und nationalen Gremien, die im Zusammenhang mit dem VDST stehen
- Anzahl der sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer und geringfügig beschäftigten Mitarbeiter des VDST e.V. und der VDST Tauchsport-Service GmbH (ausgenommen Praktikanten)
- alle materiellen Förderer des VDST (bei Privatpersonen erfolgt die Veröffentlichung nur auf Wunsch)
- Ausschreibungen aller VDST-Förderprogramme
- Informationen zur Kooperationen des VDST mit Dritten.
Die jeweils aktuellen Wirtschaftspläne und Jahresabschlüsse sowie den aktuellen Bescheid vom Finanzamt über die Anerkennung als steuerbegünstigte (gemeinnützige) Körperschaft sind bei berechtigtem Interesse zugänglich zu machen. Der jeweils aktuelle Geschäftsbericht wird jährlich gegenüber der Mitgliederversammlung abgegeben.
Das Land Deutschland, verschiedene Bundesbehörden, der DOSB und sonstige Dritte (z. B. Stiftungen) fördern den VDST selbst und über den VDST die Strukturen, die Organisation und die Aktivitäten seiner Mitgliedsorganisationen, der Vereine sowie einzelner Personen, die sich im organisierten Tauchsport engagieren.
Für die Inanspruchnahme dieser Fördermittel gelten öffentliche und/oder zusätzliche Fördergrundsätze und Richtlinien. Der VDST verpflichtet sich zur Einhaltung dieser Regeln. Eine lückenlose und transparente Dokumentation im Rahmen der Verwendungsnachweisführung dient nicht nur der Erfüllung einer Pflichtaufgabe gegenüber den Zuwendungsgebern, sondern als ein Baustein der guten Verbandsführung auch dem Ansehen des organisierten Sports.
Bei der Weitergabe von Fördermitteln durch den VDST an seine Mitgliedsorganisationen, Vereine, sonstige Institutionen und Einzelpersonen werden die o. g. Regeln in entsprechenden Zuwendungsbescheiden, Förderzusagen und Weiterleitungsverträgen detailliert ausgewiesen.
4.6 Integrität
Der VDST hält die einschlägigen Rechtsvorschriften ein, achtet auf die sparsame Verwendung von Ressourcen und verhält sich gegenüber seinen Partnern fair und transparent.
Der VDST verpflichtet sich daher, folgende Grundsätze zu beachten:
- Keine für den VDST tätige Person wird im Zusammenhang mit der Vergabe oder Abwicklung von Aufträgen selbst oder durch Familienangehörige eine unverhältnismäßige Leistung materieller oder immaterieller Art, die ihn unverhältnismäßig besserstellt und auf die er keinen rechtlich begründeten Anspruch hat, für sich oder einen Dritten fordern, sich versprechen lassen oder annehmen.
- Die für den VDST tätigen Personen können nur dann Vergütungen für Tätigkeiten außerhalb von bestehenden Ordnungen vom VDST annehmen, wenn sie selbst an der Beschlussfassung zur Tätigkeitsvergabe nicht beteiligt sind.
- Vergaben können nur dann an im VDST tätige Personen vergeben werden, wenn zuvor Alterna-tiven abgewogen wurden.
- Erhält der VDST Kenntnis von Verhaltensweisen einer für ihn tätigen Person, die einen Straftatbestand aus dem Korruptionsbereich erfüllen oder besteht diesbezüglich ein konkreter Verdacht, so kann er die Staatsanwaltschaft informieren. Darüber hinaus behält er sich vor, weitere disziplinarische oder zivilrechtliche Schritte einzuleiten. Die Entscheidungen trifft der Vorstand nach Anhörung des GdgV-Beauftragten.
- Erlangt der VDST Kenntnis von Verhaltensweisen eines Bieters, Auftragnehmers, Nachauftragnehmers oder eines Mitarbeiters eines Bieters, Auftragnehmers oder Nachauftragnehmers, die einen Straftatbestand aus dem Korruptionsbereich erfüllen oder hat er diesbezüglich einen konkreten Verdacht, so ist zwingend der GdgV-Beauftragte darüber zu informieren. Bei bestätigtem Tatbestand bewertet der Vorstand nach Anhörung des GdgV-Beauftragten die weitere Zusammenarbeit neu.
- Geschenke und sonstige Zuwendungen, die in einem Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe im Verband stehen bzw. stehen können, dürfen nur angenommen oder gewährt werden, wenn eine unzulässige Beeinflussung mit den in Verbindung stehenden Entscheidungen nicht gegeben ist. Eine Annahme von Geldgeschenken ist nicht erlaubt.
Das bedeutet:
- Den ehrenamtlichen Organmitgliedern und hauptamtlichen Mitarbeitern des VDST ist es untersagt, Geschenke oder sonstige persönliche Zuwendungen von Mitgliedsorganisationen, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern anzunehmen, wenn der Wert der Zuwendungen entsprechend den geltenden Regelungen zur Versteuerung des Finanzamtes überschreitet, ausgenommen davon sind gängige Bonusprogramme. Darüberhinausgehende Zuwendungen sind dem Vorstand (für Zuwendungen an Präsidiums- und Vorstandsmitglieder) bzw. dem Präsidium (für hauptamtliche Mitarbeiter) anzuzeigen, die über das weitere Vorgehen entscheiden. Die Entscheidung ist dem GdgV-Beauftragten mitzuteilen.
- Die ehrenamtlichen Organmitglieder und die hauptamtlichen Mitarbeiter dürfen Einladungen von Mitgliedsorganisationen, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern nur annehmen, wenn diese einem berechtigten Zweck dienen (dazu zählt auch die Repräsentation des VDST) und angemessen sind.
- Einladungen des VDST an Dritte sind angemessen zu dokumentieren. Dies kann im Rahmen der üblichen Aktenführung (z. B. durch Bewirtungsbelege oder Teilnahmelisten) erfolgen. Die Einladungen müssen angemessen sein. Entscheidend ist stets, dass die Einladung einem Geschäftszweck oder der Repräsentation dient und der Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ausgeschlossen ist.
4.7 Vorgehen bei Verstößen
4.7.1 Vertraulichkeit und Datenschutz
Jeder im VDST ist aufgefordert, im Zusammenhang mit der Einhaltung der Grundsätze der guten Verbandsführung Fragen zu stellen, um Rat nachzufragen und Hinweise zu Verstößen, sowie Bedenken dazu anzusprechen.
Jeder, der Anhaltspunkte für Verstöße innerhalb des Verbandes hat oder darum weiß, ist aufgefordert, die vollständige Information dazu an folgende Ansprechpartner im Verband weiterzuleiten.
Entweder an:
- ein Mitglied des Vorstandes
- den entsprechenden Vertrauenspersonen, z.B. bei Kindeswohl
- den GdgV-Beauftragten des VDST
Die Meldung kann schriftlich oder mündlich übermittelt werden.
Die angerufene Person ist verpflichtet, diese Information sorgsam und vertraulich zu behandeln auch im Falle, dass weitere Informationen und ein Hinterfragen nötig sein sollten.
4.7.2 Ablauf
Der angerufene Ansprechpartner wird den Sachverhalt zunächst prüfen und bewerten und danach, zunächst in kleinem Kreis, Präsidium oder GdgV-Beauftragter oder Leiter des betroffenen Fachbereichs oder Vertrauensperson, kommunizieren, um dort eine Bewertung und eine Entscheidung über das weitere Vorgehen zu erreichen und Vorschläge zur Klärung des Vorgangs und möglichen Sanktionen zu erarbeiten.
Abschließend müssen auf jeden Fall aus dem Vorstand heraus der Abschluss des Vorgangs und mögliche Sanktionen beschlossen werden.
4.8 Vertraulichkeit und Datenschutz
4.8.1 Vertraulichkeit
Alle Informationen die Funktionsträger, Helfer und Beauftragte des VDST im Rahmen ihrer Amtszeit, bzw. ihrer Tätigkeit, über den Verband erhalten, sind in erster Linie vertraulich und verschwiegen zu behandeln. Das gilt insbesondere für persönliche Sachverhalte und solche, die explizit als vertraulich angesprochen werden. Nach Beendigung der Amtszeit oder Tätigkeit gilt diese Verschwiegenheit weiter.
4.8.2 Datenschutz
Alle Funktionsträger, Helfer und Beauftragte des VDST verpflichten sich zur Einhaltung der Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Insbesondere gilt das für die Erhebung, die Verwendung und die Verarbeitung personenbezogener Daten, sowie deren Speicherung, Sicherung, Schutz vor Zugriff Dritter und die Löschung solcher Daten.
